Die Recherchen, die für die Bildbeschaffung notwendig sind, können meist dazu führen, dass ein ganz ansehnlicher Bestand an Fotos aufgebaut wird, sofern die gefundenen, aber in dem Fall nicht relevanten Bilder ebenfalls abgelegt werden.

Auch, wenn der Bestand gezielt aufgebaut werden soll, sind in der Regel Recherchen notwendig. Der Ziel des Bestandes ist, bei Bedarf jederzeit Zugriff auf potentiell interessante Bilder zu haben und auch auf Wünsche der Kunden besser eingehen zu können.

Wichtig ist dabei, den Bestand regelmäßig zu pflegen, was besonders dann gilt, wenn die Redaktion einen Schwerpunkt für sich festgelegt hat, wie etwa Reisen oder Sport.

Zudem müssen unwichtige Bilder regelmäßig aussortiert werden, denn sie „vermüllen“ die Datenbank. Werden Fotos angeboten, müssen diese auf ihren Nutzen hin überprüft, werden, das heißt, der Bildredakteur muss herausfinden, ob diese Bilder es überhaupt wert sind, in den Bilderpool mit aufgenommen zu werden.

Werden Bilder für eine neue Produktion benötigt, so sollten diese ebenfalls immer mit abgelegt werden.

Gerade bei Redaktionen, die auf einen bestimmten Fachbereich spezialisiert sind, werden viele Fotos immer wieder genutzt, man denke nur einmal an Bilder von Sportlern oder Politikern, die in Zeitungen, Zeitschriften und im Fernsehen immer wieder gezeigt werden.
Oft werden dieselben Bilder auch Wochen oder gar Monate später wieder genutzt.

Der Bestand sollte so gegliedert sein, dass schon der Aufbau der einzelnen Bereiche etwas über Nutzung der Bilder verrät.

Bilder, die eher allgemein gehalten sind, werden häufiger verwendet und stärker gesucht, als sehr spezielle Fotos.

Dabei spielt die Verschlagwortung eine große Rolle.
Für die Suche in der Datenbank sollten Begriffe ausgesucht werden, nach denen auch wirklich gesucht wird.
Das heißt, Begriffe, die einem nicht spontan zu dem Bild einfallen, werden auch für die Verschlagwortung nicht genutzt.
Ein Beispiel:
Wenn auf dem Bild ein Politiker im Anzug zu sehen ist, sollten sich die Schlagworte eher auf den Namen oder den Ort der Veranstaltung, auf der das Foto geschossen wurde, beziehen und nicht, grob gesagt, auf die Farbe der Krawatte.