Zu jeden Auftrag finden erste Besprechungen statt.
Dabei müssen sowohl der Umfang des Beitrages als auch sein Inhalt geklärt werden.

Der Grafiker ist im Folgenden für den ersten Entwurf des Layouts zuständig, wobei eigentlich nur erst einmal eine Skizze entworfen wird. Diese Skizze enthält zum einen die grafischen, zum anderen die textlichen Bestandteile, die den Auftrag ausmachen sollen.

Zudem wird dabei schon die Position berücksichtigt, an der Bild und Text jeweils erscheinen sollen. Format und Größe der Bilder müssen ebenfalls festgelegt werden.
Je nach Art der Produktion wird danach ein Fotograf ausgewählt, was in den Aufgabenbereich des Bildredakteurs fällt.
Ist ein Fotograf frei verfügbar, hat der Bildredakteur Glück. Ansonsten muss ein neuer Fotograf gefunden werden, der bereit ist, den Auftrag zu übernehmen und der aber auch in die Gepflogenheiten des Magazins oder der Sendung eingearbeitet werden muss.
Fotografen präsentieren sich meist mit Hilfe ihrer Mappen, so dass sich der Bildredakteur ein Bild von der Arbeit desjenigen machen kann.

Es kann auch sein, dass gar kein Fotograf gefunden werden muss, weil in einem Archiv genau das Foto vorhanden ist, das für den Beitrag benötigt wird. Dann kommt es darauf an, die Fragen des Copyrights und andere rechtliche Fragen zu klären, damit das Bild überhaupt verwendet werden kann.
Wird ein Fotograf benötigt, so muss er genau in die benötigten Motive eingewiesen werden. Er muss dazu ein exaktes Briefing erhalten, dessen Zusammenstellung Aufgabe des Bildredakteurs ist.

Hierin sind die Beschreibungen für die Erledigung des Auftrages enthalten, aber auch die Konditionen, auf deren Basis die Zusammenarbeit mit der Redaktion stattfinden soll.

Die Bildredaktion legt fest, wie das Bild aussehen soll, welche Farben es enthalten soll und welche Wirkung beim Ansehen erzeugt werden muss. Auch, wenn etwas Ungewöhnliches nötig wird, muss das der Fotograf wissen und kann seine Arbeit darauf abstimmen. Der Bildredakteur selbst ist selten an einem Fotoshooting beteiligt, obgleich das durchaus von Vorteil ist. Denn so könnte er direkt sagen, ob das geschossene Bild den Vorstellungen entspricht. Aus diesem Grund sind in Ausnahmefällen eben doch manchmal Bildredakteure am Ort des Geschehens zu finden.