Vor jeder Bild-Produktion steht die Kalkulation der Kosten. So auch bei der Beschaffung und Verwendung von Bildern.

Die Aufgabe, Kosten und Nutzen gegeneinander abzuwägen, trifft den Bildredakteur. Er muss dazu kein kaufmännisch Ausgebildeter sein, aber er muss ein gewisses Verständnis für Zahlen sowie Sinn und Unsinn von Ausgaben mitbringen.

Für die Kalkulation werden verschiedene Posten benötigt. So muss ungefähr klar sein, wie viele Bilder überhaupt für das gesamte Projekt benötigt werden.
Welche Bilder davon können kostenfrei beschafft werden und für welche fallen Kosten in welcher Höhe an?

Diese Frage muss ganz am Anfang stehen. In der Regel gibt es für eine Produktion bzw. Textpublikation ein begrenztes Budget und dieses muss für sämtliche Ausgaben reichen, was natürlich die Bebilderung des Textes beinhaltet.

Steht die Anzahl der kostenpflichtigen Bilder fest, muss die durchschnittliche Größe der Bilder festgelegt werden.
Die Auflagenzahl des Mediums und der Grad der Verbreitung desselben sind wichtige Hilfsmittel bei der Kalkulation und helfen bei der Bestimmung des anfallenden Honorars.

Wer einige Erfahrung im Umgang mit den Bildquellen vorweisen kann, ist auch in der Lage, eine bessere Kostenkalkulation durchzuführen. Der Bildredakteur, der wenig Ahnung von der Materie hat, wird sich in den meisten Fällen grob irren, meist berechnet er in der Kalkulation die Kosten zu niedrig.
Nicht vergessen werden darf die Bearbeitungsgebühr, die häufig beim Anfordern von Bildern aus verschiedenen Quellen anfällt. Versandkosten können vernachlässigt werden, denn sie werden häufig gar nicht erst berechnet oder sind sehr gering.

Im Allgemeinen ist es so, dass für eine Produktion ein festes Budget für die Bilder steht.
Dieses muss eingehalten werden und sämtliche Ausgaben müssen sich dem Kostenrahmen anpassen.

Muss ein Bild neu beschafft werden und ist dazu die Beauftragung eines Fotografen nötig, so fallen noch weitere Kosten an, wie etwa das Honorar für den Fotografen selbst sowie für seine Assistenten, Kosten für die Örtlichkeit, an der das Shooting stattfinden soll, Materialkosten oder Spesenkosten für Fotografen und gebuchte Models.